Collecter
Faire entrer les informations dans une structure cohérente, au lieu de multiplier les emplacements.
SYSTÈME QUALIOPI DELEGEO
Centralisez le pilotage de votre démarche Qualiopi dans un seul système.
Documents dispersés, preuves difficiles à retrouver, actions suivies dans plusieurs fichiers, échéances qui reposent sur la mémoire… Le Système Qualiopi DELEGEO organise les informations nécessaires à votre démarche qualité pour les rendre plus faciles à suivre, attribuer et retrouver.
Pilotage qualitéUne source structurée
QUALIOPI01Preuves & documentsretrouver
02Actions & suivipiloter
03Responsablesattribuer
04Échéancesanticiper
La qualité ne doit pas dépendre d’une mémoire individuelle ou d’une collection de fichiers isolés.
LE RISQUE OPÉRATIONNEL
La démarche qualité devient fragile quand la preuve dépend de la mémoire.
Le problème n’est pas d’avoir beaucoup de documents. Il est de savoir où ils sont, à quoi ils répondent, qui doit agir et ce qui reste à traiter.
01
Preuves dispersées
Drive, dossiers locaux, mails et fichiers deviennent plusieurs versions d’une même réalité.
02
Suivi invisible
Les actions existent, mais il devient difficile de savoir ce qui est fait, en cours ou en retard.
03
Responsabilités floues
La qualité repose sur quelques personnes qui savent encore où chercher et quoi vérifier.
04
Échéances subies
Les vérifications arrivent trop tard parce que le système ne rend pas les prochaines actions visibles.
CE QUE LE SYSTÈME CENTRALISE
Une architecture unique pour suivre ce qui compte.
Le système organise les éléments de pilotage sans prétendre remplacer le jugement, la responsabilité ou les obligations de l’organisme de formation.
01
Indicateurs
Structurer la lecture des exigences et le suivi associé.
02
Preuves
Relier les éléments utiles à un endroit identifiable.
03
Documents
Retrouver plus rapidement la documentation liée à la qualité.
04
Actions correctives
Rendre visibles les actions à mener et leur état d’avancement.
05
Responsables
Attribuer clairement ce qui doit être traité et par qui.
06
Échéances
Donner de la visibilité sur les dates et les prochaines vérifications.
07
Historique
Conserver une lecture plus cohérente de l’évolution des actions.
08
Suivi qualité
Réunir le pilotage dans une logique commune plutôt que dans plusieurs fichiers.
LA LOGIQUE
Collecter. Relier. Piloter. Retrouver.
Le système doit raccourcir le chemin entre une exigence, l’information qui la documente et l’action qui en découle.
Relier
Associer documents, preuves, actions et responsabilités au contexte auquel ils appartiennent.
Piloter
Voir ce qui nécessite une action, une vérification ou une décision.
Retrouver
Réduire le temps passé à rechercher ce qui existe déjà lorsque l’information est nécessaire.
ARCHITECTURE AIRTABLE
La donnée structurée avant le tableau de bord.
Le Système Qualiopi DELEGEO est conçu sur Airtable afin d’organiser des informations reliées entre elles plutôt que d’empiler des tableaux indépendants.
Les vues de suivi viennent ensuite : elles servent à montrer à chaque personne ce qu’elle doit voir, et non à ajouter une nouvelle couche de complexité.
Nous adaptons la structure au fonctionnement réel de l’organisme. Le système n’a pas vocation à imposer le même processus à tous.
BASEUne structure de données cohérente
LIENSDes informations reliées plutôt que dupliquées
VUESDes lectures adaptées au pilotage et aux responsabilités
SUIVIDes actions, échéances et statuts rendus visibles
ÉVOLUTIONUne architecture pouvant être ajustée avec le fonctionnement de l’OF
IMPORTANT
Un système n’est pas une certification.
Le Système Qualiopi DELEGEO ne garantit pas l’obtention ou le maintien d’une certification Qualiopi.
Il ne remplace ni les obligations de l’organisme de formation, ni l’analyse du référentiel applicable, ni les décisions d’un auditeur ou d’un organisme certificateur.
Son rôle est opérationnel : fournir une architecture permettant de mieux organiser, suivre et retrouver les informations utiles à votre démarche qualité.
POUR QUI
Pour les OF qui veulent piloter la qualité comme un processus, pas comme une période de stress.
01Votre documentation et vos preuves sont réparties entre plusieurs emplacements.
02Le suivi Qualiopi dépend encore fortement d’une ou deux personnes.
03Vous voulez clarifier les actions, responsabilités et échéances.
04Vous cherchez une architecture adaptable plutôt qu’un nouveau fichier supplémentaire.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Ce que le système fait — et ne fait pas.
Le système garantit-il la certification Qualiopi ?
Non. Aucun système de gestion ne peut garantir la décision d’un organisme certificateur. Il aide à structurer le pilotage et l’organisation des informations nécessaires à votre démarche qualité.
Le système remplace-t-il notre logiciel de gestion de formation ?
Oui, il peut. Le système peut centraliser le pilotage de votre organisme de formation de bout en bout : dossiers bénéficiaires, suivi administratif, documents, financements, preuves, qualité, tableaux de bord et automatisations. Selon votre organisation, il peut donc remplacer votre logiciel de gestion de formation ou s’intégrer à votre environnement existant lorsque certains outils métiers doivent être conservés.
Pourquoi Airtable ?
Parce qu’une base de données relationnelle permet de relier des informations plutôt que de les dupliquer dans plusieurs tableaux. Le choix reste néanmoins subordonné à votre contexte et à vos contraintes.
Le système est-il identique pour tous les organismes ?
Non. Une base de structure peut être réutilisable, mais les responsabilités, processus, vues et règles de fonctionnement doivent rester cohérents avec l’organisation réelle de chaque OF.
DÉMONSTRATION
Voyez comment votre démarche qualité peut devenir plus lisible, plus suivie et moins dépendante de la mémoire.
La démonstration permet de comprendre l’architecture du système et de vérifier si elle correspond à votre organisation.
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